Protocolo, comunicación y seguridad en la organización de eventos

Resumen

Los eventos son herramientas de comunicación utilizadas por las entidades empresariales para informar sobre acuerdos, colaboraciones y de todo aquello que deseen transmitir. Así pues, se hace necesaria y fundamental la realización de una planificación según sus objetivos. El Protocolo transmite en sus actos las normas, tradiciones y costumbres a través de sus técnicas de organización. Se coordinan y planifican con antelación siguiendo los procedimientos legislativos estipulados de autoprotección, seguridad y comunicación en el pre, durante y post evento. Su organización se anticipa en el tiempo para poder ser diseñado acorde a las necesidades de Comunicación y Protocolo pero también a las correspondientes en Seguridad. La consecuencia clara de una coordinación adecuada y eficaz entre Protocolo institucional y planificación de la Seguridad, es la confianza de los públicos en la imagen que se proyecta. Durante los eventos pueden surgir problemas inesperados y situaciones comprometidas, las cuales, se han de afrontar con claridad y transparencia. El éxito o el fracaso dependerá de cómo se transmita la información. La gestión de la comunicación también necesita de una planificación para poder anticiparse a previsibles riesgos y amenazas. La Seguridad se corresponde con un punto importante y decisivo ya que se deben evaluar y clasificar los diferentes peligros según la tipología del evento. El lugar de celebración, sus vías de acceso, número y tipología de asistentes y participantes, las condiciones meteorológicas junto con aspectos sociales, políticos u otros, podrían ser determinantes para el diseño de una seguridad integral. Debido a que los eventos congregan a numerosas personas podrían constituirse en objetivo de distintas amenazas exteriores. La Seguridad y su gestión de riesgos forman parte de la planificación del evento dentro de los planes de Seguridad. Estos necesariamente incluyen los correspondientes de autoprotección, emergencia, comunicación y otros que se consideren oportunos. La globalización, el ciberespacio, cualquier amenaza terrorista, biológica, social o política junto a la falta de formación y profesionalización son riesgos frecuentes que deben ser previstos en cualquier evento por pequeño que sea. En los tiempos actuales es necesario tener presente y aplicar conocimientos de Seguridad para poder ofrecer eventos seguros a los asistentes y que junto con los patrocinadores sigan confiando en el buen criterio y reputación de la entidad organizadora. El Protocolo sitúa a los protagonistas en escena siguiendo un perseguido guión, la Seguridad vela por la autoprotección y defensa de los bienes y personas que allí se congregan. La combinación y coordinación de estos aspectos junto con la estrategia de comunicación lograrán alcanzar el objetivo marcado.