O Governo Eletrónico em PortugalAplicação e viabilidade da Portaria 412/2001, de 17 de Abril, nos Arquivos Municipais

Abstract

Este trabajo de investigación, tiene como objetivo principal, analizar la frecuencia de aplicación y la viabilidad del "Reglamento de los Archivos de Autoridades Locales", del Decreto n.° 412/2001 de 17 de abril, que regula la evaluación, la selección y el expurgo y eliminación de los documentos municipales en Portugal, y que se adjunta como anexo a dicha Norma, modificado por el Decreto n.° 1253/2009 de 14 de octubre, cuyos períodos de los procesos de adquisición de bienes y servicios de retención se redujeron. A través de la experiencia de la doctoranda en los archivos municipales, junto con los conocimientos adquiridos en la escuela de postrado en "Ciencias de la Información" en la Portucalense Universidad de Oporto, Portugal y el diploma de "Suficiencia Investigadora" y curso del programa de doctorado ¿Metodologías y líneas de investigación en Biblioteconomía y Documentación¿, de la Universidad de Salamanca, surgió el interés en el análisis de la única herramienta de trabajo existente actualmente en Portugal para el tratamiento archivístico de los documentos de los distintos servicios inherentes a los municipios. Esta norma ha sido una herramienta obligatoria y única en el tratamiento de los documentos, en nuestro trabajo como archivera del servicio de archivo en el Municipio de Moimenta da Beira, Portugal. Durante su uso, fueron surgiendo varias series y sub-series nuevas que no estaban representadas en el Reglamento en cuestión, por lo que se hizo necesario la creación y posterior aplicación de las mismas en formato papel. También implicó una búsqueda exhaustiva de todos los servicios del Ayuntamiento, de los documentos que circulaban normalmente en las distintas secciones, lo que ha requerido una recopilación, casi completa, de la tabla de clasificación, que se presenta en el Anexo N ° 1, del Reglamento Archivístico, de la Norma. Ha sido un proceso exhaustivo y laborioso, debido a la constante necesidad de añadir nuevas series y subseries al documento y aplicar los períodos de retención, por analogía, dado que a menudo surgieron subseries específicas sin comparativas o representaciones similares notorias. Al proponer el desarrollo de un plan de archivo administrativo en formato Word, donde se ha basado en las hipótesis de la Ordenanza y añadiendo los criterios relacionados con la especificidad de cada servicio, se hizo este trabajo de investigación la base de esta tesis, en la que se analizó a nivel local, el ámbito de aplicación de la citada Ordenanza, a través de su aplicación en un ayuntamiento, para obtener datos más concretos para empezar un análisis, desde una perspectiva nacional. Con este fin, se produjo inicialmente una investigación bibliográfica, sobre la evolución de los archivos en Portugal y en la legislación que regula el área de los archivos en general, así como la necesidad de los servicios de archivos, siendo parte de la Modernización de la Administración Pública y por lo tanto que debe integrarse de una manera estandarizada, en el concepto de Administración Electrónica, emergente en Portugal. En una segunda fase, se procedió a la elaboración de un cuestionario, dirigido a profesionales de la función pública de los archivos municipales, para obtener información que pueda corroborar la necesidad o no de una futura revalorización / actualización de la legislación, objeto de estudio de esta tesis, con objeto de adaptarla a la versatilidad de este servicio público, para que sea una herramienta sencilla y de uso amigable dejando de tener un carácter estático y de uso esporádico. El análisis de los datos obtenidos, plantea la resolución de algunos problemas de viabilidad, precisamente en las series y subseries documentales y la aplicación por analogía de los plazos de retención, que pueden ser solucionados en una futura actualización de la legislación y como tal, después de los criterios de revisión, se destaca también la necesidad de aplicación a nivel general de carácter esencial o incluso obligatoria en todos los municipios, para que haya una consistencia en los servicios de tratamiento documental en esta área a nivel nacional. Sólo entonces, estaremos capacitados para combinar las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación a este servicio público, con la transformación del Reglamento en una plataforma digital, con carácter versátil que permita la creación de nuevos campos, a saber, las series y subseries documentales, con el fin de integrarlo en la estrategia de Administración Electrónica, un requisito esencial para la Sociedad de la Información en Portugal.