Informatización para archivos sin recursosel Archivo Histórico Provincial de Toledo

Resumen

La implantación de un sistema informático en un archivo exige un esfuerzo coordinado entre la institución de la que depende y los propios archiveros. Aquella debe aportar el apoyo económico, político y de infraestructuras, así como atender a la formación de los que utilizarán el sistema. Éstos deben, a su vez, normalizar y homogeneizar en lo posible el control, organización y descripción de sus fondos. Cuando ambos factores coinciden, el éxito está garantizado. Desgraciadamente, todavía son muchos los archivos, especialmente pequeños y medianos, en los que uno de estos factores, o ambos, no está suficientemente desarrollado. Para ellos, el diseño de programas específicos, el acceso a Internet o simplemente el correo electrónico son cuestiones que entran en el terreno de lo inalcanzable. Sin embargo, existen posibilidades de desarrollar algún tipo de sistema informativo, siquiera muy rudimentario, con una infraestructura y preparación mínimas, de forma que no sólo se mejore la gestión de los documentos que manejamos, sino también que se den los pasos necesarios para preparar la información que contienen para empresas de mayor calado que puedan surgir posteriormente. En este sentido, en el Archivo Histórico Provincial de Toledo estamos desarrollando un proyecto de informatización de nuestros instrumentos de descripción sustentado sobre todo en la simplicidad y en la necesidad de muy pocos medios infraestructurales, económicos o humanos. Pese a su sencillez, este proyecto ya ha dado como frutos la gestión automatizada de buena parte de los fondos documentales del Archivo, incluyendo los más utilizados, y ha permitido, además, su difusión mediante un CD-ROM, realizado gracias a la colaboración de la empresa DIGIBIS, S.A. y de la Fundación Histórica Tavera. Con muy pocos medios, pues, es posible alcanzar resultados útiles, pero, sobre todo, la información está ya preparada para volcarse en sistemas más complejos o formas de difusión más avanzadas en cuanto contemos con los medios y formación adecuados. Creemos que este ejemplo puede, así, ayudar y animar a muchos archiveros responsables de centros pequeños o medianos.