Mediçâo do impacto da aplicaçao de um sistema de gestâo documental electrónica nas empresas proposta de um modelo de avaliaçâo

Resumen

Este trabajo tiene por objeto establecer un conjunto de indicadores de evaluación capaz de medir los beneficios económicos potenciales de la aplicación de un sistema de gestión de electrónica de documentos en una organización. La investigación que se va a llevar a cabo tratará de identificar los factores que influyen en el impacto económico de la aplicación de un sistema de gestión electrónica de documentos, en función de las características internas de los diferentes tipos de organización. De modo general, el propósito fue el de identificar cuáles son los factores comunes a las diferentes organizaciones que se consideran como claves en los aspectos económicos, así como, en la medida de lo posible, identificar algún tipo de cuantificación asociada a estos factores. Se procuró también detectar las influencias entre la forma en la que las diferentes organizaciones evalúan sus sistemas de Gestión Electrónica de Documentos y las diferentes características objetivas de esa organización. La contribución de estos sistemas a la creación de valor es algo perfectamente reconocido, aunque muy raramente se mida. La medida exacta de la contribución de dichos sistemas a esa creación de valor es muy difícil de conseguir y depende de numerosos supuestos que no siempre se aplican. Pero el establecimiento de una metodología de medida estándar ampliamente adoptada permitirá evaluar comparativamente, con bastante precisión, la contribución de los diferentes sistemas en las diversas organizaciones. El análisis comparativo se asegura por la existencia de un método de evaluación común. El objetivo es responder esencialmente a las siguientes preguntas de investigación: 1.- ¿En qué medida los beneficios económicos de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos dependen del tipo de organización concreta y cuáles son las características de las organizaciones (tamaño, ubicación geográfica, industria, etc.) que influyen en ellos? 2.- ¿Qué tipo de beneficios son más intensamente experimentados en la implantación del Sistema de Gestión Electrónica de Documentos? 3.- ¿Cuáles son los principales problemas organizativos que motivan la elección de la implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos? El enfoque tradicional para medir el impacto económico de un Sistema de Información y, en particular, de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos consiste, como se muestra, en la observación de la suma del valor económico de sus beneficios. Este enfoque tradicional revela enormes deficiencias, principalmente debido a la naturaleza cualitativa de los beneficios identificados que hemos denominado factores ¿evaluables¿ y ¿dependientes, incluso, en lo que respecta a los factores a los que llamamos ¿contables¿, financieramente identificables, ya que su evaluación requiere una estrecha observación por parte de la organización, con la posible elaboración de una estructura de contabilidad de costes que tenga en consideración estos aspectos, lo que no siempre ocurre. Así pues, la propuesta llevada a cabo consiste en analizar el valor intrínseco de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos, desde el punto de vista de sus costes. Partiendo del principio básico económico de que las organizaciones hacen inversiones racionales, y ese valor será rentable por el hecho de que resolverá uno o más problemas específicos de la organización, y siempre ponderándolo respecto a las características propias de cada organización.