Avaliaçâo da eficiência da gestâo electrónica de documentos nas organizaçôes. Metodología para anâlise do seu valor e rendimiento

Resumen

El presente trabajo de investigación analiza la gestión electrónica de documentos (GED) desde el punto de vista de los beneficios financieros que aporta a las organizaciones. Apenas existen aportaciones que aborden este tipo de cuestiones con suficiente claridad, incluso tratando aquellos factores que podrían considerarse inicialmente como subjetivos. Pretendemos, pues, profundizar en un tema con escasos antecedentes en la bibliografía, que consiste en cuantificar los beneficios económicos de la Gestión Electrónica de Documentos mediante herramientas suficientemente flexibles para ser modificadas y/o cambiadas por las organizaciones. Se estudia qué dimensiones del problema ejercen un mayor impacto, y se analizan las distintas aportaciones que permitirán construir una propuesta metodológica fundamentada, y siempre teniendo en cuanta el contexto de las organizaciones en la realidad actual. Analizaremos cómo la introducción de la GED conlleva un ahorro directo y universal que está relacionado con el volumen de papel, tóner y fotocopiadoras, cartuchos de tinta para impresoras, espacio de almacenamiento, costes de archivadores o de terceros por custodia de papel, y costes de espacio ocupado por trabajadores y almacenamiento de documentos, entre otros factores. También abordaremos el ahorro derivado de utilizar la GED, que se refleja en el ahorro por cálculos indirectos tales como los beneficios de un mejor servicio al cliente, de un procesamiento más rápido de los flujos de trabajo, del hecho de que los documentos no se pierdan, sean destruidos o robados, de la recuperación de desastres con más garantías, e incluso de que el control del cumplimiento de las normas legales se puede realizar de un modo normalizado. Todo este planteamiento se realizará permitiendo siempre que los indicadores y procedimientos de control propuestos sean lo suficientemente flexibles para ser adaptados a la realidad de cada empresa.