Dirección de proyectos de gestión documentalmarco metodológico

Resumen

A lo largo de los últimos veinte años la gestión de documentos se ha ido configurando como actividad esencial en las organizaciones, enmarcada en la gestión de la información global pero con entidad propia. En este contexto se acometen numerosos proyectos de gestión documental con marcado carácter tecnológico aplicando las metodologías de Project Management o Dirección de Proyectos. El Project Management o Dirección de Proyectos se ha afianzado en el sector tecnológico como herramienta fundamental para dar respuesta a la transformación digital. En el ámbito específico de la gestión documental, dado su marcado carácter tecnológico, la mayoría de las necesidades o problemas que se plantean en las organizaciones, se acometen mediante proyectos aplicando las metodologías de project management. Sin embargo son pocas las referencias al respecto y nos encontramos con escasas publicaciones que aporten conocimiento y pocas experiencias que sirvan de referente en la dirección de proyectos de gestión documental. Partiendo de esta situación, este trabajo plantea dos objetivos generales, estrechamente relacionados, de los que se derivan objetivos específicos que se abordan a lo largo del trabajo de investigación: Un primer objetivo general consiste en definir el marco conceptual de la gestión de documentos en la actualidad, estableciendo los principios que la definen en el contexto actual de la gestión de la información en las organizaciones. Este primer objetivo general exige el análisis detallado de todas las perspectivas desde las que se aborda su estudio teórico y aplicación práctica: archivística, normativa, contexto global de gestión de la información, y el contexto tecnológico El segundo objetivo general es el diseño de un marco metodológico para los proyectos específicos de gestión documental. Dicho marco, sustentado en los principios de la gestión de documentos, abarcando todos los aspectos y componentes analizados en este trabajo, permite abordar los proyectos de gestión documental desde una óptica global, donde los distintos elementos se integran de forma coherente, asegurando la adecuación a los requisitos establecidos, el cumplimiento de los objetivos, la satisfacción de las expectativas de los interesados, en los términos acordados y establecidos; y garantizando el éxito del proyecto. El marco metodológico se estructura en tres componentes fundamentales y complementarios: el mapa de procesos, los procesos en que la gestión de documentos adquiere una especial relevancia en el ámbito de la dirección del proyecto y el mapa documental. El análisis de todas las perspectivas desde las que se aborda el estudio de la gestión de los documentos en la actualidad configuran el marco conceptual de la gestión documental como función clave y estratégica que se fundamenta en la ciencia archivística, se consolida y sistematiza en la abundante normativa y se desarrolla en un entorno cambiante y muy condicionado por los avances tecnológicos en la gestión de la información global de las organizaciones. El marco metodológico se fundamenta en el marco conceptual y aplica los estándares de la dirección de proyecto adaptándose a las necesidades y requerimientos específicos de la gestión de documentos, y sirve como guía metodológica para la dirección de cualquier proyecto de gestión documental. El mapa documental, como componente principal del marco metodológico se fundamenta en los principios de la archivística y la gestión de documentos y presenta un carácter eminentemente tecnológico, está basado en el análisis de procesos, relacionando los documentos con las funciones y actividades que los producen, integrado en el Mapa Corporativo de Procesos.